Trwyddedu

Hysbysiad Preifatrwydd - Trwyddedu

Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn cynnwys sut mae Cyngor Sir Penfro (fel y rheolydd data) yn casglu, yn defnyddio ac yn rhannu eich data personol at ddibenion prosesu hysbysiadau trwyddedau, penderfynu ar geisiadau am drwyddedau, monitro cydymffurfedd a, lle bo angen, camau gorfodi.

Pam mae angen eich gwybodaeth arnom (diben prosesu)

Rydym yn casglu a defnyddio eich gwybodaeth i alluogi'r Cyngor i brosesu ceisiadau am drwyddedau a hysbysiadau, darparu a chynnal cofrestr gyhoeddus (ar gael ar-lein), asesu addasrwydd pob ymgeisydd ar gyfer trwydded, ymchwilio i gwynion a chynorthwyo â gorfodi swyddogaethau trwyddedau (gan gynnwys gydag asiantaethau partner).

Caiff y wybodaeth rydych yn ei darparu ei phrosesu yn unol â Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data, Deddf Diogelu Data 2018, Deddf Darpariaethau Amrywiol Llywodraeth Leol 1976, Atodlen 23 o Ddeddf Cyllid 2011, Deddf Trwyddedu 2003, Deddf Hapchwarae 2005, Deddf Tacsis (Cymalau Heddlu Tref 1847), Deddf Llywodraeth Leol (Darpariaethau Amrywiol) 1976, Deddf Casgliadau o Dŷ i Dŷ 1939, Rheoliadau Casgliadau o Dŷ i Dŷ 1947, Deddf Ffatrïoedd Heddlu ac ati 1916, Rheoli Sefydliadau Rhyw (Deddf Llywodraeth Leol (Darpariaethau Amrywiol) 1982), Deddf Hypnotiaeth 1952, Trwyddedu Carafanau (Deddf Safleoedd Carafanau a Rheoli Datblygu 1960), Pebyll (Deddf Iechyd Cyhoeddus 1936), Deddf Mewnfudo 2016.

Byddwn hefyd yn gwneud unrhyw ddatgeliadau y mae eu hangen yn ôl y gyfraith a gallwn hefyd rannu'r wybodaeth hon gyda chyrff eraill sy'n gyfrifol am ganfod/atal twyll/troseddau neu archwilio/gweinyddu cyllid cyhoeddus i sicrhau bod arian yn cael ei dargedu a'i wario yn y ffordd fwyaf priodol a chost-effeithiol. Er mwyn cyflawni hyn, caiff gwybodaeth ei rhannu gyda'n Gwasanaeth Archwilio yng Nghyngor Sir Penfro a chydag Archwilydd Cyffredinol Cymru (Hysbysiad Preifatrwydd Archwilio Cymru (yn agor mewn tab newydd)).

Ni fyddwn yn gwneud unrhyw ddatgeliadau i drydydd partïon at ddibenion marchnata.

Bydd eich data'n ddiogel ac yn gyfrinachol ar bob adeg a byddwn ond yn casglu'r wybodaeth bersonol sydd ei hangen er mwyn i chi dderbyn ein gwasanaeth.

Pa fath o ddata personol sy'n cael ei gasglu?

Gall y tîm trwyddedu gasglu rhywfaint neu’r cyfan o’r wybodaeth ganlynol amdanoch chi fel ymgeisydd, yn dibynnu ar ba drwydded, hysbysiad neu ganiatâd yr ydych yn gwneud cais amdano neu’n ymholi yn ei gylch:

Mae’r categorïau data personol sy'n cael eu casglu fel a ganlyn:

Enw, manylion cyswllt, dyddiad geni, man geni, rhif yswiriant gwladol, rhywedd, delweddau a ffotograffau, manylion gweithgareddau busnes a masnachu, cymhwyster i aros a/neu i weithio yn y DU, euogfarnau neu honiadau troseddol (gan gynnwys euogfarnau wedi'u disbyddu a chudd-wybodaeth yr heddlu nad yw’n arwain at euogfarn), manylion iechyd corfforol a meddyliol (gan gynnwys meddyg teulu/practis cofrestredig), manylion ynghylch pam y gwrthodwyd neu y diddymwyd trwydded, manylion banc / talu, manylion cerbyd (rhif cofrestru), statws treth (CThEM), manylion trwydded yrru, euogfarnau gyrru, manylion ariannol.

Gall y tîm trwyddedu gasglu eich enw, eich cyfeiriad a'ch manylion cyswllt, fel 'parti a chanddo fuddiant / person arall', mewn amgylchiadau fel lleisio cwyn am safle neu weithgaredd trwyddedig presennol neu wneud sylw mewn perthynas â chais am drwydded.

Beth yw ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich data personol?

Mae Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR y DU) yn ei gwneud yn ofynnol bod amodau penodol yn cael eu bodloni i sicrhau bod prosesu eich data personol yn cael ei wneud mewn ffordd gyfreithlon.  Nodir yr amodau perthnasol hyn isod

Erthygl 6 (1)(e) Tasg gyhoeddus: mae'r prosesu'n angenrheidiol i ni gyflawni tasg a gynhelir er budd y cyhoedd neu ar gyfer ein swyddogaethau swyddogol, ac mae gan y dasg neu swyddogaeth sail glir yn y gyfraith.

Mae rhai mathau o ddata personol yn fwy sensitif nag eraill, ac mae angen iddynt gael eu diogelu’n fwy. Dosberthir y rhain fel 'data categori arbennig' a gallent gynnwys gwybodaeth am eich tarddiad hiliol neu ethnig, barn wleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol neu aelodaeth undeb llafur, a phrosesu data genetig neu fiometrig, iechyd a bywyd rhywiol, a chyfeiriadedd rhywiol.

Rydym yn prosesu’r math hwn o ddata categori arbennig gan ei fod yn angenrheidiol am y rhesymau canlynol:

Erthygl 9 (2)(g) O fudd sylweddol i’r cyhoedd. 

(Yr amodau perthnasol o fewn Deddf Diogelu Data 2018 yw – Atodlen 1 Rhan 2: Dibenion statudol a llywodraethol)

Yr amod yn Atodlen 1 ar gyfer prosesu data troseddau troseddol yw: Gofynion rheoliadol yn ymwneud â gweithredoedd anghyfreithlon ac anonestrwydd etc

Gyda phwy y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth?

Efallai y bydd angen inni rannu'ch data personol ag adrannau mewnol, sefydliadau eraill a thrydydd partïon, gan gynnwys y canlynol:

Yr heddlu; y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd; Byrddau Iechyd Lleol y GIG; Gwasanaethau Mewnfudo; Llysgenadaethau Tramor – os ydych yn wladolyn tramor neu wedi byw dramor; y Fenter Twyll Genedlaethol; cronfa ddata NR3; yr Adran Gwaith a Phensiynau; Cyllid a Thollau Ei Fawrhydi; Asiantaeth Trwyddedu Gyrwyr a Cherbydau (DVLA); y Gwasanaeth Tân ac Achub; Asiantaeth y Môr a Gwylwyr y Glannau (os yw'n ymwneud â llong); awdurdodau lleol eraill; adrannau mewnol i gynnwys yr adrannau Cyfreithiol, Cyllid, Cynllunio ac Iechyd y Cyhoedd. Tascomi.

Mae gan Gyngor Sir Penfro ddyletswydd i ddiogelu'r arian cyhoeddus y mae'n ei reoli. Felly, gall y wybodaeth rydych wedi'i darparu i ni gael ei defnyddio er mwyn atal a chanfod twyll ac at ddibenion archwilio yn fewnol ac yn allanol.

Caiff yr wybodaeth bersonol rydym wedi'i chasglu ei rhannu gydag asiantaethau atal twyll a fydd yn ei defnyddio i atal twyll a gwyngalchu arian ac er mwyn dilysu eich hunaniaeth. Os caiff twyll ei ganfod, gallai gwasanaethau penodol, cyllid neu gyflogaeth gael eu gwrthod i chi. Gallwch weld rhagor o fanylion am sut y caiff eich gwybodaeth ei defnyddio gennym a'r asiantaethau atal twyll hyn, a'ch hawliau diogelu data, yma CIFAS (yn agor mewn tab newydd) 

Pa mor hir ydyn ni’n cadw'ch gwybodaeth?

Bydd Cyngor Sir Penfro ond yn cadw eich gwybodaeth am gyhyd ag y bydd angen. Byddwn yn cadw'r wybodaeth a ddarparwyd i ni am chwe blynedd ar ôl i drwydded ddod i ben. 2 flynedd ar gyfer Trwyddedau Casglu o Dŷ i Dŷ a Stryd. Bydd Tystysgrifau gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS) yn cael eu dinistrio ar ôl chwe mis. Bydd gwybodaeth a roddir i gronfa ddata NR3 yn cael ei chadw am gyfnod o 25 mlynedd a bydd eich gwybodaeth yn cael ei gwaredu’n ddiogel unwaith na fydd ei hangen mwyach.

Eich hawliau

Dan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data a Deddf Diogelu Data 2018, mae gennych hawliau fel unigolyn, gan gynnwys:

• Yr hawl i gywiro – mae gennych yr hawl i ofyn i’ch gwybodaeth gael ei chywiro.
• Gall yr hawl i gyfyngu ar brosesu fod yn gymwys – gallwch ofyn i ni atal prosesu eich data personol; fodd bynnag, gallai hyn oedi neu ein hatal rhag cyflenwi gwasanaeth i chi. Byddwn yn ceisio cydymffurfio â'ch cais ond efallai y bydd angen i ni gadw neu brosesu gwybodaeth er mwyn cydymffurfio â'n dyletswyddau cyfreithiol.
• Yr hawl i wrthwynebu – nid yw hon yn hawl ddiamod a bydd yn dibynnu ar y rheswm dros brosesu'ch gwybodaeth bersonol.
• Yr hawl i ddileu – gallwch ofyn inni ddileu eich data personol, ond gall hyn achosi oedi neu ein hatal rhag darparu gwasanaeth, neu rhag parhau i ddarparu gwasanaeth. Byddwn yn ceisio cydymffurfio â'ch cais ond efallai y bydd angen cadw neu brosesu gwybodaeth er mwyn cydymffurfio â'n dyletswyddau cyfreithiol.
• Yr hawl i beidio â bod yn destun penderfyniadau a phroffilio awtomataidd.
• Yr hawl i gael mynediad – mae gennych yr hawl i ofyn inni am gopïau o'ch data personol.  Er mwyn gwneud cais, cysylltwch â'r canlynol:

Mynediad i Gofnodion

Cyngor Sir Penfro

Neuadd y Sir

Hwlffordd

SA61 1TP

E-bost: accesstorecords@pembrokeshire.gov.uk     

Ffôn: 01437 764551

Cwynion neu ymholiadau

Mae Cyngor Sir Penfro yn ceisio bodloni’r safonau uchaf posib wrth gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol. Am y rheswm hwn, rydym yn cymryd unrhyw gwynion rydym yn eu derbyn am hyn o ddifrif. Rydym yn annog pobl i ddweud wrthym os ydynt yn credu ein bod yn casglu neu ddefnyddio gwybodaeth yn annheg, yn gamarweiniol neu'n amhriodol. 

Nid yw'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rhoi manylion cynhwysfawr o'r holl agweddau ar sut rydym yn casglu a defnyddio gwybodaeth bersonol. Fodd bynnag, rydym yn hapus i ddarparu unrhyw wybodaeth neu esboniad ychwanegol sydd eu hangen. Dylai unrhyw geisiadau am hyn gael eu hanfon at yr unigolyn yn y cyfeiriad isod:

Swyddog Diogelu Data

Cyngor Sir Penfro

Neuadd y Sir

Hwlffordd

SA61 1TP

E-bost: dataprotection@pembrokeshire.gov.uk

Ffôn: 01437 764551

Os ydych am wneud cwyn am y ffordd rydym wedi prosesu'ch gwybodaeth bersonol, gallwch gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth fel y corff statudol sy'n goruchwylio deddfwriaeth diogelu data:

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth

Wycliffe House

Water Lane

Wilmslow

SK9 5AF

E-bost: wales@ico.org.uk

Rhif ffôn: 0303 123 1113

Ein manylion cyswllt fel rheolydd data:

Cyngor Sir Penfro, Neuadd y Sir, Hwlffordd, Sir Benfro, SA61 1TP.

Rhif ffôn: 01437 764551 neu ymholiadau@sir-benfro.gov.uk

Mae gwybodaeth ein Swyddog Diogelu Data wedi'i nodi uchod yn yr adran ‘Cwynion ac ymholiadau’.

Newidiadau i'r hysbysiad preifatrwydd hwn

Rydym yn adolygu ein hysbysiad preifatrwydd yn rheolaidd.